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Vous souhaitez inclure les données non structurées dans les pratiques de gestion du cycle de vie de l’information (ILM)?

icon_ILM Les données non structurées sont généralement les plus difficiles à inclure dans les stratégies ILM (Information Lifecycle Management).

Les principes de l’ILM exigent que les informations soient hiérarchisées en fonction de leur valeur, que les informations importantes soient soigneusement préservées et que les informations soient supprimées lorsqu’elles ne sont plus d’actualité – la suppression obligatoire devenant désormais une obligation légale. La difficulté d’appliquer ces principes aux données non structurées repose sur la granularité des décisions qui doivent être prises, requérant souvent que les fichiers soient considérés individuellement.

Les organisations s’intéressent à l’ILM pour son approche unifiée concernant les besoins critiques de gestion des données, et plus précisément la gouvernance des données, la conformité des données et la protection des données. Gérer les données non structurées via leur cycle de vie permet à l’organisation d’améliorer la réalisation de la valeur des données, de faire respecter les règlements et de réduire les risques liés à la perte de données.

La solution Northern

En combinant la gestion des données programmée informatiquement avec celle gérée par les utilisateurs, les organisations sont désormais capables de cartographier leurs pratiques ILM dans leurs empreintes des données non structurées.

Le périmètre fonctionnel Cadre de Gestion des Données de Northern permet d’établir un système de responsabilité des données en désignant des individus en tant que Data Stewards au sein d’une organisation. Ces Data Stewards sont responsables des fichiers créés au sein de leur équipe, département ou projet. L’utilisation du périmètre fonctionnel Gestion Distribuée des Données permet à ces individus d’avoir accès au portail libre-service (NSS Console). Ce dernier offre des tableaux de bord personnalisés leur permettant de réaliser des tâches ILM spécifiques.

Avantages

Pour chaque organisation, les données non structurées représentent à la fois une source de valeur mais aussi un risque significatif. En prenant en compte des données non structurées dans les pratiques ILM, les entreprises sont mieux à même de réaliser une valeur latente et de limiter les risques de non conformité ou de perte de données.

La suppression obligatoire des données lors de l’expiration des délais de conservation est une obligation légale. L’intégration de données non structurées dans les pratiques ILM existantes est une bonne approche pour garantir des pratiques de conservation des données conformes à la loi.

En impliquant les utilisateurs ayant les meilleures connaissances sur les données, les entreprises sont capables de répondre au besoin concernant la prise de décisions lorsqu’elles appliquent les stratégies ILM aux données non structurées.
Les données non structurées peuvent être très éphémères avec des fichiers rapidement créés, utilisés, et oubliés. Certains fichiers peuvent aussi être importants pendant une longue durée comme par exemple les dessins techniques, les contrats ou les documents médicaux. La gestion proactive de ces données à travers leur cycle de vie est critique si l’on ne souhaite pas que les données deviennent inutilisables et si le non respect des lois doit être évité.
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