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従業員の離職/異動におけるデータフットプリントのレビュー

対象となる行動

ファイルサービスに格納されている大量のファイルが、退職した従業員が所有しているか、ファイル所有者の役割が変更されたために使用されなくなりました。 これらのファイル内のデータはリスクも価値も未知のまま、使用されないままであり、また管理もされていません。

指導

異動または退職前に記録を適切に管理するのは、各従業員の責任、または上司の責任です。
記録は、承認された記録保持および処分スケジュールに従って、保持または処分されなければなりません。

必要なポリシー

離職/異動する従業員が所有または使用しているファイル共有の標準的な分析が、離職/異動の前またはその時点で実行されます。
従業員/管理者は、これらの分析によってリスト化されたファイルを確認し、データ管理のコントロールが適切にフォローされていることを確認します(一時ファイルの削除、重複の削除、個人ファイルの削除、顧客の記録が適切な場所に保管されているかなど)
データレビューの完了が文書化されています。

気づきを促し、効率的なファイルサービスの利用を促進する

対象となる行動

職場の取り組み(5S活動)は、物理的な職場では実施されています。 これを電子データ空間にまで拡張する必要があります。

指導

いかなる形にしろ特に管理しないで拡張できてしまうようなファイルストレージは、本来必要のない重大なリスクとコストを直ちに引き起こします。 これは、物理的な職場での実施されている企業文化をファイルサービスの利用にまで拡大することで回避することができます。

必要なポリシー

ファイル共有とSharePointサイトは定期的にスキャンされ、もう余分になった古いファイル(ROT)を識別します。
各部門のデータ・スチュワードとして指定されたユーザは、これらの分析の結果にアクセスできます。
データ・スチュワードのタスクは、その部門がファイルサービスをどのように利用しているかを確認し、それぞれの機会を利用して改善します。
データ・スチュワードは、特定のユーザに分析へのアクセスを委任し、ROTデータの削除を支援してもらえるよう要求します。

データの成長をコントロールし、一時ファイルの削除をガイド

対象となる行動

個人および一般的なファイル共有は、年に約60%増加しています。 これらのストレージリポジトリの内容の多くは、余分で、古く、かつ/または些細なものです。 ユーザとチームは無関係のデータを保持しています。

指導

ファイル共有サイズのハード制限またはソフト制限を設定する必要があります。 これらを使用することで、そのファイル共有に対し適切なサイズをユーザに示す必要があります。 制限に近づいた/到達したときのファイル共有のクリーンアップを導く実行可能なレポートにアクセスする必要があります。

必要なポリシー

ハードクォータは、ユーザの個人(ホーム)フォルダに構成されます。 クォータのしきい値に達すると、ホームドライブの所有者に通知が送信されます。 これらの電子メールには、セルフサービスダッシュボードへのリンクが含まれています。
ソフトクォータは、共通(部門、プロジェクト)共有に構成されます。 クォータのしきい値に達すると通知が送信されます。 これらの電子メールは、共有に書きこんだ最後の10人のユーザに送信され、セルフサービスダッシュボードへのリンクが含まれます。
ファイル共有は週単位でスキャンされます。 このデータは、ユーザが継続的にアクセスできるセルフサービスダッシュボードをリフレッシュするために使用されます。 これらのダッシュボードには、クリーンアップの候補となる可能性の高いファイルがリストされています(古い、重複した、ビジネスに関係ないファイルタイプなど)。

プロジェクトクローズ時のプロジェクトデータの整理整頓

対象となる行動

プロジェクトチームは、プロジェクト完了時にプロジェクトデータをレビューしていません。保持ポリシーの対象が少量のデータのみであるはずが、大量のデータが長期間保存され、アーカイブされています。 プロジェクト終了後にプロジェクトチームが解散すると、保持すべきである/してはいけないことの知識が急速に失われます。

指導

データレビュー手順を含むところまでプロジェクトの作業とする必要があります。 プロジェクトマネージャは、プロジェクト終了時に、すべてのプロジェクトデータが確実にレビューされ整理されるまで責任を持ちます。 レコードは識別され、他のすべての作業文書、コピー/バージョン、参照資料などは削除します。

必要なポリシー

プロジェクトフォルダの定期的なスキャンが実行されます。 これらのスキャンで、重要度の低いと思われるファイルをハイライト表示するよう設計されたセルフサービスダッシュボードを作成します。
プロジェクト管理者は、プロジェクトに関連するファイル共有の内容(使用されていないファイルの特定および削除)を定期的に確認する必要があります。
プロジェクトが完了すると、プロジェクト管理者は関連するファイル共有の完全なレビューを実行し、保存期間の対象となるすべてのファイルが適切な場所に移動され、他の重要なファイルが適切に命名され整理されるようにします。
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