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IDCは、世界中の非構造化データの量は現在、毎年61%増加していると推定しています。クラウドストレージの価格は急上昇しており、一部のプロバイダーは50%も値上げしています。IBMは、データ侵害の平均コストを435万ドルとしており、わずか2年前より12%も高くなっています。

ファイルデータは蓄積されます。それはコストとリスクを蓄積することを意味します。

組織は対応しています。金融機関、立法機関、サイバー犯罪者に迫られ、ファイルデータの蓄積がもたらす課題、すなわちファイルサービス、データ処理手順、組織構造、文化の進化に取り組み始めているのです。

これらの組織がとっているベンチマーク的なアプローチをまとめると、次のようになります:

  1. ファイルサービスの利用状況を可視化する
  2. 利用状況を標準と比較する
  3. 乖離している点を見つけたら、変更を加える

とにもかくにも、最初の一歩はファイルサービスの利用状況を「見える化」することです。

 

ファイルサービスの「見える化」とは?

ファイルサービスの利用状況を正確に把握することは、その利用状況を改善するためのあらゆる行動の土台となります。土台があればTODO優先順位付けやリソースの割り当てがスムーズに行えるようになり、上流と下流の両方でコミュニケーションを図ることができます。

例えば、クラウドファーストプログラムの戦略的議論を支援するハイレベルな測定基準、データ廃棄チームがファイルリストを使用してリスクを軽減する、インフラストラクチャ・エンジニアリング・チームがデータの増加を把握し積極的に行動する、など様々な効果が期待できます。

ファイルサービスの構成とコンテンツを監視し、その結果をメトリクス、サマリー、詳細リストに統合することで、ファイルサービスの全体像を把握することができます。最初は、「誰が、何を使ってデータを増やしているのか」「どのファイルを安全に削除できるのか」「どこに潜在的な機密データがあるのか」「誰がアクセスしているのか」といった、一般的な疑問を「見える化」の対象とします。

 

Northern が提供する「見える化」

ファイルシステムは一般的に何十億ものファイルに達し、クラウドとオンプレミスのプラットフォームで構成され、有機的に発展した構造を持ち、できるだけ早く簡単にサービスを最大限に活用することに焦点を当てたユーザー層によって使用されています。課題は多くありますが、それは常に同じで、Northern社にとっては日常業務であり、そのため、これらの障害に対応するためにソフトウェアとプロセスを開発することができました。

Northern社のソフトウェアは、対象となるデータリポジトリ(シェア、サイト、チャンネル、メールボックスなど)に関するデータを収集し、データベースに集約したデータを保存します。「見える化」はブラウザベースのデフォルトダッシュボードで行われ、特定の質問や機会が特定されると、チューニングや拡張が行われます。インフラストラクチャーの立ち上げから最初の分析完了まで、通常2週間かかりますが、この間はほとんど作業時間を要しません。

 

「見える化」がもたらす効果を実感

ファイルサービスの利用を可視化することで、インフラ計画、情報セキュリティ、データ移行、コンプライアンス、記録管理など、多くのアクションへの扉を開くことができます。

しかし、組織は、あまりに早く、あまりに先にゴールを設定すべきではありません。

可視化によって実現されるべき最初の利点は、計画を立てる能力です。現在利用可能な洞察力を把握し、機会を文書化し、優先順位をつける必要があります。Northernは、ここでも同等の経験を積んでいます。

Northernはソフトウェア会社ですが、お客様がどのような立場にあるか、つまりお客様が成果を上げる必要があることを理解しています。Northernは、ソフトウェア、経験、協力的なアプローチを通じて、ファイルサービスがどのように使用されているかを明確に把握し、顧客がそれに対して何をすべきかを明確に把握することで、成果を提供します。

組織のファイルサービス利用を可視化し、サービスが示すコストとリスクに永続的な影響を与えるために必要なことをご確認ください。

お客様ユースケース・実績の一例

ユーザごとに容量制限を実施して、整理整頓するようにお願いしても「何を削除したらいいかわからない」

 

あるお客様では、容量制限でユーザが割当てられた容量に近づいたときに、IT部門より整理整頓をお願いすることになっても、ユーザは何を削除したらよいかわからないというコメントがありました。もちろん自分のデータなので自分で理解しているはずではありますが、多くのデータが色々なフォルダに入っていると一目でどのデータは削除していいとわからないかもしれません。その場合例えば容量が大きく、何年も開けられていないようなファイルなど整理していくことが一つです。しかし一人一人に手取り足取り説明することは、人数が増えるとIT部門にとってなかなか負担が大きくなります。
そのため、グループや部門ごとにフォルダマネージャーを任命し、その担当者が自分自身の管轄する部門のデータの管理者になることで、普段からデータの整理整頓がしやすくなります。見える化があれば一目瞭然で整理整頓しやすくなります。

参考・類似記事

ファイルサービスインサイト

チームのファイルサービスの利用状況の洞察をマネージャーに与える

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