デジタル4Sとは

整理・整頓・清掃・清潔の4Sが「改善」の基本となることは、世に知られている通りです。このアイデアを組織で日々作成しているデータについても適用するのが「デジタル4S」です。

なぜデジタル4Sは必要か

組織がIT技術を利用して業務をするようになり数十年ですが、今やデジタル情報は毎日大量に生み出されています。一方で、このデジタル資産管理ポリシーやルールの設定は、後手に回りがちです。組織はデジタルトランスフォーメーション(DX)やデータドリブン経営を進めながら、サイバー攻撃の脅威にも対応し、デジタルトラストを確立する必要があります。このような背景の中、安定してデジタルトランスフォーメーションを進めていくためには、組織が保持するデータの大半を占める非構造化データ、つまりユーザが日々作成するデータを管理することが必要不可欠です。

組織の保持しているファイルデータを把握していますか?

例えば以下のようなこんな状況はありませんか?

  • 同じようなファイルデータが複数あって、どれが最新で有効なのかわかりにくく見つけるのに時間がかかる。さらに作業中仮に作成したコピーを放置し、それを繰り返す
  • 機密情報や個人情報が含まれているファイルが放置されている可能性がある

サイバー攻撃の脅威も高まる昨今、対応も万全に近づけなければなりません。しかしゼロトラストと言われる時代ですから、エンドポイントセキュリティの導入だけではなく、そもそも保持しているデータを整理できていれば万一情報漏洩があってもリスクは軽減することが出来ます。

自分の組織の状況を知りたいですか?Northernではステートアナリシスについて問い合わせる

デジタル4Sのメリット

例えば以下のようなメリットが得られます。

  • ファイルサービスの資産有効活用で効率化がアップ、コスト削減
  • セキュアなデータ管理でコンプライアンス強化が可能に
  • 脱炭素でグリーントランスフォーメーションに貢献

デジタル4Sの進め方

Northernでは、専門知識を持つチームがNSS (Northern Software Solution) を利用してお客様とご一緒に課題を解決します。

  • 利用状況のデータ収集
  • 結果の見える化
  • 結果によって整理整頓で課題解決できるワークフローを実装
  • 効果を実感

ここで大切なことは、見える化によって結果を把握するだけではなく、そこで判明した課題をどう整理整頓・解決するか実際のアクションに移すことです。見える化で結果を見るだけで満足していませんか?その後のアクションが大切です。

では何をいつ、どういうアクションをどの優先順位で行ったらよいでしょうか。

お客様だけで判断することは時に難しいかもしれません。そこで、Northernはソフトウェアソリューションの提供のみならず、お客様とご一緒にニーズを確認し、課題を発見、さらに世界中のお客様での豊富な経験から得られる最適なアクションを提案します。

【事例】まずはここから→「不要なデータの一括隔離・削除」

今まで特に整理整頓していなかった場所を整理するのですから、現状を把握し、アクションに慣れるまでは色々と時間がかかることが想像できます。こちらのお客様の事例では、まず、保持しているデータの見える化をし、IT管理部門が中心となって「不要なデータの一括隔離・削除」を促進しました。どのように進めたのか、その結果についてもご興味ある方はぜひ資料(無料)をご覧ください。

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デジタル4Sを継続する方法→ポイントは「セルフサービス」

4S活動は一回きりの活動ではなく、日頃から継続的に繰り返し活動をすることが必要です。それはデジタル面でも同様です。NSSでデジタル4S の自動化によって業務プロセスの改善が可能になります。セルフサービスの概念でユーザ自身にデジタル4Sに参加してもらいましょう。自分のデスクを整理整頓する感覚で自分のデータを自ら整理整頓することが理想です。データを作成している本人が最もよくそのデータについて理解しているからです。自ら整理整頓するセルフサービスのデータ管理について、詳しくは資料(無料)をご覧ください

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