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ILMのプラクティスに、非構造化データを組み込むことを検討していますか?

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組織内の多くの情報リポジトリの1つである非構造化データは、慣例的にILM戦略に組み込むことは非常に困難です。

ILMの原則では、重要な情報を慎重に保存し、関連性がなくなったときに情報を破棄するよう、その価値に基づいて優先順位を付けることを要求しています。 これらの原則を非構造化データに適用することは、作成する必要のある決定の細かさにその難しさがあり、多くの場合において、各ファイルを個別に検討する必要があります。

組織は、データ管理、データコンプライアンス、データ保護などの重要なデータ管理ニーズに対して統一されたアプローチとしてILMを検討しています。 組織は、ライフサイクルを通じて非構造化データを管理することにより、データの価値の実現を改善し、法令遵守を達成し、データ損失の脆弱性を解決することができます。

Northern’s Solution

組織は、プログラマティック・データ管理と所有者主導のデータ管理の組み合わせを使用して、データフットプリントにILMのプラクティスを非構造化をマッピングすることができます。

Northernの データ・スチュワードシップ(Data Stewardship) トラッキングのソリューション・エリアでは、データの責任システムを確立できます。 組織内の関連する個人をデータスチュワードとして指定します。 これらのデータスチュワードは、チーム、部門、またはプロジェクト内で作成されたファイルに対して責任を負います。 セルフサービス・データ・マネジメント(Self-Service Data Management)のソリューション・エリアでは、特定のILMタスクを実行できるように設計されたダッシュボードのある、セルフサービスポータルへのアクセスが各個人に提供されます。

Benefits

すべての組織にとって、非構造化データは、価値のみなもとであると同時に重大なリスクにもなり得ます。組織化されていないデータをILMのプラクティスに組み込むことで、潜在的な価値をよりよく実現し、コンプライアンスやデータ損失の隠れた脆弱性を軽減することができます。

保存期間の終了後にデータを強制的に削除することは、法的義務です。既存のILMプラクティスに非構造化データを組み込むことは、法的に準拠したデータ保持の実践を確実にするための健全なアプローチと言えます。
ILM戦略を非構造化データにマッピングする際に、情報の種類と価値を最もよく知っている、そのデータに近いユーザを関与させることで、必要な細かい決定が可能になります。
非構造化データは、すばやく作成され、使用後すぐ忘れ去られてしまうことで、非常に一時的なファイルとなることがあります。一方でエンジニアリング図面、契約書または医療記録のように、ファイルの重要性も高く非常に長く持続される場合もあります。データフットプリントが使用不能にならないようにしたり、法令違反を回避する必要がある場合は、このデータをライフサイクルを通じてプロアクティブに管理することが重要です。
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